第一章 总 则

第一条 为了加强公司的会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，结合公司实际情况，制定本细则。

第二条 本细则所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 公司应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第四条 会计档案管理要求：内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密；设施配套完整，存放保管安全。

　第二章 管理职责

第五条 会计档案管理是公司的会计工作的重要组成部分，应加强对会计档案管理的组织领导。指定专人（出纳岗位人员除外）具体负责会计档案管理工作。

第六条 会计档案管理人员的主要职责：

（一）严格执行国家和财政部等有关会计档案管理规定，制订本单位的管理措施。

（二）及时收集、整理会计档案，按规定立卷建档，每年定期更新财务档案目录。

（三）办理会计档案查阅、借用、复制等利用工作，并及时收回归档，做好登记。

（四）加强会计档案管理，确保档案资料安全完整。

（五）对保管期满和失去保存价值的会计档案进行鉴定、报备登记并办理申报销毁事宜。

第七条 当年立卷归档的会计档案整理完成后，年度会计档案目录要逐级报财务经理、财务总监、副总裁、董事会审阅。

财务总监应加强本单位会计档案工作的监督检查。

财务经理要对当年立卷整理归档的会计资料的完整性、真实性要进行全面、细致把握，确保没有疏漏。

其他部门应当配合会计档案管理人员做好会计档案资料的收集、整理、归档工作。

　第三章 档案分类

第八条 会计档案是指已归档保存的会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表和留存的各类财务文书、资料、物品等，是记录和反映单位经济活动的重要史料和证据。具体包括：

（一）凭证类

1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；

2、报废发票：报废发票的存档及登记。

（二）会计账簿类

1、经费账：包括总账、明细账（含年度会计科目代码表）；

2、日记账：现金和银行存款日记账；

3、其他账簿：固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）会计报告类

财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

（四）资金管理信息类

资金管理信息主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、往来资金统计管理、资金内部控制管理信息等资料。

（五）税务申报类

税务申报类主要包括个人所得税、企业所得税、增值税纳税申报表等相关资料。

（六）法规文书类

1、法规文书：国家有关部门关于企业在财政、税务有关方面的政策和规章制度，公司本级依法制定或修订完善的财务管理办法、措施等。

2、工作文书：涉及单位股权变更、利润分配方案、财务融资方案、财务工作计划总结、请示、报告及合同等各类不宜随会计凭证一并装订的资料。

（七）磁盘音像类

1、系统软件：公司配发和自行选用的各种会计核算软件。

2、数据磁盘：公司会计核算的季度、年度备份数据。

3、音像物品：记载重要财务活动的图片、录音（像）、磁盘等。

（八）其他会计资料

1、会计档案资料：会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。

2、会计移交清册：各级财务管理岗位调整变动时财务交接表及会计档案移交清册、会计人员临时离岗交接清册。

3、荣誉资料：单位在财税工作获得的奖杯、奖状、奖牌、证书等原件或影像资料。

4、备查资料：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证。

5、其他资料：其他具有保存价值的会计资料。

第九条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第十条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

第十一条 满足本细则第十条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十二条 会计档案应按照规定类别对会计档案进行整理立卷归档。未作统一的会计工作资料，可按性质归入相关的会计档案类别。

第十三条 年度终了，及时对上年财务档案进行整理全面清理，需要归档保管的，按照有关类别和方法整理。

第四章 档案整理

第十四条 会计档案整理应当遵循档案形成的规律，保持档案资料之间的内在联系，做到格式统一、分类科学、装订牢固、整齐美观、便于查询。

第十五条 会计档案整理规范：

（一）凭证类

1、会计凭证按记账凭证顺序号排列，清除订针、曲别针等金属物后，按月份或适当厚度整理装订成册。

2、每册会计凭证封面应附“会计凭证封面”，注明会计年度、册号、起止时间、顺序号，加盖单位公章和财务主管人、装订人名章后，装入会计凭证盒。

3、会计凭证盒标签应注明公司类别，所属年度、起止月份、排列顺序号。

（二）账簿类

1、采用财务软件核算的，年度会计账务处理完毕后，应及时打印各类会计账簿，按账户和账页顺序整理后，编制“账户目录”和《经管账簿人员一览表》，加具档案封面，并附会计档案保管期限，装订成册。

2、年度会计科目代码表应单独打印装订成册。

（三）会计报告类

1、年度会计报告类必须单独整理建档成册；半年报、季报、月报会计报告可以视情分类整理。

2、会计报告类档案由封面、卷内目录、年度会计报告、会计档案保管期限代码表组成。

（四）资金管理信息类

1、按资金管理信息类别分类整理相应的会计档案资料。

2、资金管理信息档案由封面、卷内目录、管理资料、会计档案保管期限代码表组成。

（五）税务申报类

1、税务申报类会计档案可以按月份，也可以按税种按合适的厚度组织整理装订。

2、税务申报类会计档案包括：封面、卷内目录、税务申报表、会计档案保管期限代码表组成。

（六）法规文书类

1、按照会计法规制度、管理文件、工作文书分别整理立卷，每一类可整理成若干卷。

单项内容较多的资料，可单独立卷。

2、法规文书类归档前应认真清理，剔除重复和不必要保留的资料，内容不完整的应设法补齐。文书档案以件为单位装订，同一内容档案的正本、定稿、修改稿为一件，原件和复印件为一件，主件和附件为一件。

3、文书类档案包括：档案封面、卷内目录、文件（书）、会计档案保管期限组成。

（七）磁盘音像类

1、按磁盘音像的种类分别整理，集中存放。

2、数据磁盘按内容、时间和单位顺序整理，并在磁盘标签上注明单位、内容、时间，不同版本的系统软件及使用说明存放在一起，并注明软件名称、起用时间等。音像资料应制作有关说明，与音像资料一并存放。

第五章 档案使用与管理

第十五条 财务中心按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

第十六条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务中心临时保管三年，再移交公司档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的，应当报备。

财务中心临时保管会计档案最长不超过五年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十七条 财务中心在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

公司档案管理部门接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十八条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第二十条 会计档案的具体名称如有同本细则附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第二十一条 公司应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第二十二条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第二十三条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁:

（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第二十四条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十五条 公司因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十六条 公司单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十七条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

第二十八条 单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十九条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本细则。

第六章 档案整理规范

第三十条 档案封面要素规定

（一）页边距：上下右均25mm，装订侧一般位于左侧，横向排版时，左侧页边距为30 mm，竖向排版时为25 mm。

（二）案卷号位于右上角，其样式如“案卷号：KJZB-2019-003”或“案卷号：KJZB-2019-02/03”，“案卷号”用楷体小二号字，“KJZB-2019-003”用宋体字，分别表示会计档案类别、会计档案年度、本类会计档案册数顺序数。

（三）会计档案封面主标题信息如“二○一九年会计账簿”、“二○一九年银行账户资金管理信息资料”、“法规管理文件”、“工作管理文书”等字样，字体为方正粗宋或大标宋简体，大小为小初，标题居中设置。

（四）会计档案封面副标题是卷内档案内容，可能是一件，也可能是类似的多件归档。档案封面副标题采取圆括号“（ ）”居中设置，字体采用楷体，小二号加粗。

（五）单位名称标注在封面下端装订时间之上一行，居中设置，字体字号按楷体小二号加粗。

（六）装订时间为位于封面下端，以汉字形成标注会计档案整理归档完成时间。居中设置，字体字号按楷体小二号加粗。

第三十一条 账簿经管人员一览表是账簿管理的要素之一，其主要内容包括账簿名称、账簿年度、账簿页数、账簿册数、单位等基本管理要素，相关财务管理人员主要包括：总经理（总裁）、财务总监（财务经理）、财务会计、出纳等各个类别。

出纳在保管人一栏中仅在使用管理日记账当年登记。

第三十二条 卷内目录要根据档案资料的类别，略有不同。其要素主要包括：

上侧标题为：顺序号、案卷标题、页码、文件号；

下侧为立卷单位信息：立卷部门、案卷副标题、案卷起止时间、档案类别、案卷号、卷内页数、保管期限、负责人、财务负责人、立卷人等要素。

第三十三条 案卷封底附件主要包括会计档案保存期限及代码表，条件具备的情况下附“年度会计档案目录”。

第七章 附 则

第三十四条 本细则由总经理办公室、财务中心负责解释，自印发之日起施行。以往与本细则不符的，按本细则执行。

附表1、企业单位财务会计档案保存期限

2、财务档案利用审批单