例1：会计档案管理制度

第一条　为了加强会计档案管理，加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条　财务处必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条　每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管三年，期满之后，应当编制移交清册，移交学院档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交学院档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室人员应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条　保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 各种会计档案的保管期限，根据特点可分为永久、定期两类。永久档案应长期保管，不可销毁；定期档案根据保管期限分为10年、25年2类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案保管期限为最低保管期限，具体如下。

（一）需要永久保存的会计档案：会计档案销毁清册以及年度财务报告、年度财务决算、税收年报(决算)。

（二）保管期限为25年的会计档案：会计凭证类；总账、明细账、日记账（现金和银行存款日记账除外）和辅助账簿；会计移交清册；各种会计凭证；各种完税凭证；会计移交清册。

（三）保管期限为15年的会计档案：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管15年；银行余额调节表；银行对账单；会计月、季度报表。

第七条　保管期满的会计档案，除本办法第八条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由院办档案室同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位财务主管院长在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由院办档案室和财务处共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位财务主管院长。

第八条　保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九条　按照电子计算机进行会计核算的档案，应当保存打印出的纸质会计档案和备份光盘同时保管。

第十条　学院因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十一条　基建项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给财务处，并按规定办理交接手续。

第十二条　移交会计档案，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

例2：会计档案管理制度

一 总则

会计档案是经济活动的历史记录，是总结经验教训进行决策所需的重要资料，也是检查各种责任事故的重要依据。为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本校实际情况，制定本制度。

二 会计档案管理部门

1、学校财务部门负责会计档案工作的指导、监督和检查。经财务处领导研究决定，学校财务处会计档案的具体管理工作由财务处办室负责，财务处办公室档案管理员负责会计档案和相关材料的保管。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2、档案管理员要做到会计档案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，随意堆放，严防毁损，散失和泄密。

三 会计档案归档的范围

1. 会计凭证包括原始凭证、记账凭证;

2. 会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

3. 财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

4. 其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

四 会计档案的整理

财务处档案管理员按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

1.会计凭证。

（1）按年立卷：每年将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，按每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（2）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（3）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（4）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（5）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

五 会计档案归档保管和移交

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处各科室会计档案临时保管一个月,再移交财务处档案员保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经财务处长同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

1、财务处各科室每年形成的会计档案都应财务处档案管理员按归档要求装订成册，整理立卷，编制会计档案案卷目录。

2、一月之内的会计档案暂由财务处科室保管（每月要向财务处档案管理员交案卷目录一份），期满一月的会计档案、应由财务处各科室移交清册交财务处办公室统一保管，财务处档案管理员按期点收，财务处各科室可以自留一份档案目录和移交清册。

3、移交会计档案要有主管领导参加，清点后由主管领导及交接三方在移交清册上签名盖章。

4、单位之间交接会计档案的交接双方，应当办理会计档案交接手续。

5、财务处档案管理员对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”，并负责登记。

6、财务处档案管理员接受保管的会计档案，原则上应保持原册卷的装封，如需拆封重新整理的，应会同原财会人员共同拆封整理，以分清责任。

7、会计档案一经归档，其保管、借阅、销毁均有财务处按档案管理办法执行。

8、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。

9、各种会计档案的保管期限要按规定执行。

六 会计档案的调阅

1、因工作需要调阅会计档案时，本单位人员须经会计主管人员同意，外单位人员要有正式介绍信，同时要经本单位处长及单位领导批准。无论本单位人员还是外单位人员，调阅会计档案必须填写会计档案调阅登记薄，要详细登记调阅日期，调阅人员的姓名和工作单位，调阅理由、数量、内容、归期等。审批人必须在借阅登记薄上签名。

2、查阅会计档案人员不得私自在会计档案上勾、划，不得私自拆散原卷册，不得抽取更换，否则承担法律责任。

3、调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位处长或校长批准方可复印，复印件必须加盖我校公章方能生效。

4、经批准借阅的会计档案，应限定归还的期限，并由会计档案管理人员按期收回。

七 各种会计档案保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

八 会计档案的销毁

1、财务处编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

2、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3、财务处负责组织会计档案销毁工作,并与有关单位共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由财务处和有关单位共同派员监销。

九 附则

1.本制度自2016年3月1日之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。